Guía de compra
Software para rentadora de mobiliario: qué debe tener antes de contratarlo
Por Gabriel Gutierrez Hermoso4 min de lectura
En resumen
Un software para rentadora de mobiliario debe calcular la disponibilidad por fecha y hora, impedir confirmar cuando no hay piezas, manejar paquetes, registrar anticipos y depósitos, organizar entregas y recolecciones, y cobrar faltantes y daños por artículo. Si sólo lleva el inventario total, no evita la sobreventa.
Por qué una rentadora no se controla como una tienda
En una tienda, lo que se vende sale y no vuelve. En una rentadora, la misma silla sale el sábado a las 9:00, regresa a las 15:00 y puede volver a salir esa noche. Por eso la pregunta importante no es «¿cuántas sillas tengo?», sino «¿cuántas tengo libres el sábado de 16:00 a 22:00?».
Un sistema de punto de venta o un inventario genérico cuenta existencias. Un software para rentadora tiene que cruzar existencias con el horario de cada contrato, con lo que está en reparación y con el tiempo que tarda una pieza en quedar lista para el siguiente evento.
Checklist: 10 funciones que no pueden faltar
- Disponibilidad por fecha y hora. Que te diga cuántas piezas quedan libres en una ventana concreta, no sólo el total en bodega.
- Bloqueo al confirmar. Que no deje convertir una cotización en contrato si no alcanzan las piezas, aunque dos vendedores lo intenten al mismo tiempo. Un aviso que se puede ignorar no basta.
- Tiempo de acondicionamiento. Lavar mantelería o limpiar sillas toma horas; esas horas deben contar como ocupadas.
- Paquetes. Si rentas «mesa para 10», el sistema debe descontar la mesa, las diez sillas y el mantel de forma automática.
- Reparaciones y subrentas. Lo que está en el taller no está disponible; lo que te renta otro proveedor suma mientras dure la subrenta.
- Dinero por contrato. Anticipos, abonos, depósito en garantía y saldo en un solo lugar, con recibos foliados.
- Recolección por artículo. Capturar cuántas piezas volvieron bien, dañadas o faltantes, y generar el cargo al precio de reposición.
- Logística en el celular. Hoja de carga para el chofer y confirmación de entrega desde el lugar del evento.
- Roles y permisos. Que el personal de campo no vea pagos ni datos de clientes que no le corresponden.
- Historial que no se borra. Cada movimiento de inventario y cada ajuste de cargo debe quedar registrado con quién y cuándo.
Preguntas que debes hacerle al proveedor
- ¿Cobra por usuario registrado o por usuario conectado al mismo tiempo? Cambia mucho el costo si tienes choferes y cargadores.
- ¿Los precios están en pesos y el IVA se desglosa?
- ¿Funciona en el celular sin instalar nada?
- ¿Factura CFDI 4.0 o necesito otro sistema para facturar?
- ¿Qué pasa con mi información si dejo de pagar o cancelo?
- ¿Tiene un acuerdo de niveles de servicio (SLA) publicado?
- ¿Puedo ver una demostración con un caso como el mío, con fechas y horarios reales?
Si operas en México, revisa esto
Muchas plataformas de renta para eventos están pensadas para Estados Unidos o Europa. Pueden funcionar, pero conviene revisar cuatro detalles antes de firmar.
| Aspecto | Qué revisar |
|---|---|
| Moneda | Que cobre y calcule en pesos mexicanos, con IVA al 16 % desglosado. |
| Idioma | Que toda la interfaz, los PDF y los recibos estén en español. |
| Fechas | Formato dd/mm/aaaa en pantallas y documentos. |
| Facturación | Si necesitas CFDI 4.0, confirma si el sistema lo emite o si lo harás con un proveedor aparte. |
Cómo cumple MontiX esta lista
MontiX es el sistema de MenteX para rentadoras de mobiliario y equipo para eventos. Cuesta desde $599 MXN al mes más IVA y se paga por usuarios conectados al mismo tiempo. Esta es la lista, sin adornos:
| Función | MontiX |
|---|---|
| Disponibilidad por fecha y hora | Sí |
| Bloqueo al confirmar, incluso con dos vendedores a la vez | Sí |
| Tiempo de acondicionamiento por artículo | Sí |
| Paquetes que descuentan sus componentes | Sí |
| Reparaciones y subrentas | Sí |
| Anticipos, depósito en garantía y recibos con folio | Sí |
| Recolección por artículo y cargo por faltantes y daños | Sí |
| Hoja de carga y confirmación de entrega en el celular | Sí |
| Roles: administrador, vendedor, logística y campo | Sí |
| Historial permanente | Sí |
| Facturación CFDI 4.0 | No (MenteX la ofrece como producto aparte) |
| Cobro en línea, rastreo GPS, varias sucursales | No, por ahora |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software para rentadora de mobiliario?
Depende de cómo cobre el proveedor. MontiX cuesta desde $599 MXN al mes más IVA con dos usuarios conectados al mismo tiempo; puedes dar de alta a todo tu equipo y pagar sólo por quienes trabajan a la vez. Ver planes de MontiX
¿Me sirve un sistema de inventario normal para mi rentadora?
Sólo si rentas pocas piezas y nunca se traslapan los eventos. Un inventario normal cuenta existencias, pero no sabe que una silla que se recoge a las 15:00 puede volver a salir a las 19:00, ni que otra está apartada para mañana. Por eso no evita la sobreventa.