Cómo evitar la sobreventa en la renta de mobiliario para eventos

Sobrevender es comprometer con tus clientes más piezas de las que tendrás en la bodega a la hora de cargar el camión. Casi nunca es descuido de una persona: es el resultado de llevar la disponibilidad en un lugar que no cruza horarios.

• Dos vendedores apartan las mismas piezas al mismo tiempo, cada uno con su libreta o su chat.
• Se cuenta la disponibilidad por día: «el sábado tengo 400 sillas», sin ver que a las 17:00 ya hay 300 afuera.
• No se cuenta el tiempo de acondicionamiento: la mantelería que vuelve a las 15:00 no está lista a las 16:00.
• Las piezas dañadas siguen sumando como disponibles hasta que alguien las da de baja.
• Una cotización se trata como apartado, o un contrato cancelado sigue ocupando piezas.

Para cada artículo y cada hora, las piezas libres se calculan así:

Para confirmar un contrato no basta con revisar la hora de entrega. Hay que revisar cada hora de la ventana, desde la entrega hasta la recolección, y quedarse con el mínimo. Si ese mínimo es menor que lo que pide el cliente, no alcanza.

Una rentadora tiene 400 sillas Tiffany blancas y necesita 3 horas para dejarlas listas entre un evento y otro. Para el Sábado 14/11 ya tiene estos contratos:

Entra una solicitud de 120 sillas con entrega a las 16:00 y recolección a las 22:00. A las 16:00 hay sillas de sobra, así que parece fácil decir que sí. Pero hay que revisar cada hora:

El mínimo libre en la ventana es 100 piezas, a las 17:00. Faltan 20, así que el contrato no se debe confirmar, aunque a las 16:00 sí hubiera suficientes.

Si cada cotización apartara piezas, el inventario se llenaría de eventos que nunca se cierran. La regla más sana es que la cotización muestre la disponibilidad del momento y que las piezas se aparten sólo al convertirla en contrato, con una revisión nueva del inventario en ese instante.

Esa revisión tiene que ser atómica: si dos vendedores confirman al mismo segundo, uno de los dos debe recibir un «no alcanza». Es justo lo que una hoja de cálculo compartida no puede garantizar.

• Ajustar la cantidad con el cliente o proponer otro modelo de silla con existencia.
• Mover la hora de entrega o de recolección para salir del cuello de botella.
• Subrentar las piezas que faltan a otro proveedor y registrarlas para que sumen en esa ventana.
• Revisar si hay piezas en reparación que estarán listas a tiempo.

Lo importante es saberlo antes de confirmar, no el día del evento con el camión a medio cargar.