Recolección y cobro
Cómo cobrar faltantes y daños en la renta de mobiliario
Por Gabriel Gutierrez Hermoso3 min de lectura
En resumen
Para cobrar faltantes y daños sin discusiones, fija en el contrato un precio de reposición por artículo, pide un depósito en garantía, cuenta al recolectar cuántas piezas volvieron bien, dañadas o faltantes, y aplica el depósito al cargo. Así el cobro sale de un registro por artículo, no de la memoria.
Antes del evento: precio de reposición y depósito
El cobro se gana o se pierde antes de que salga el camión. Si el cliente no sabe cuánto cuesta una silla que no regresa, cualquier cargo posterior va a parecer arbitrario.
- Define un precio de reposición por artículo y escríbelo en la cotización y en el contrato.
- Pide un depósito en garantía proporcional al riesgo del evento y deja claro que se aplica a faltantes y daños.
- Registra el anticipo y el depósito por separado: uno paga la renta, el otro respalda las piezas.
En la recolección: contar por artículo, en el lugar
El conteo se hace donde fue el evento, antes de subir las piezas al camión, y por artículo: cuántas volvieron bien, cuántas dañadas y cuántas faltan. Un «faltaron unas sillas» dicho en la bodega dos días después no se puede cobrar.
Si el personal de campo entrega o recoge menos de lo pactado, debe dejar una nota que explique por qué. Esa nota es la evidencia cuando el cliente pregunta.
Conciliación: cómo se calcula el cargo
Con el conteo capturado, el cargo es aritmética: piezas dañadas más piezas faltantes, por su precio de reposición. Un ejemplo con un contrato de XV años:
| Artículo | Rentadas | Bien | Dañadas | Faltantes | Reposición | Cargo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Silla Tiffany blanca | 150 | 147 | 1 | 2 | $650.00 | $1,950.00 |
| Mesa redonda 1.50 m | 15 | 15 | 0 | 0 | $2,400.00 | $0.00 |
| Mantel redondo blanco | 15 | 14 | 1 | 0 | $280.00 | $280.00 |
Después, el depósito en garantía se aplica al saldo del contrato:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Total de renta (con IVA) | $5,481.00 |
| Anticipo pagado | − $2,500.00 |
| Cargos por faltantes y daños | + $2,230.00 |
| Depósito en garantía aplicado | − $2,000.00 |
| Saldo a cobrar | $3,211.00 |
Qué hacer con lo dañado: reparación o baja
Una pieza dañada no debe volver al inventario disponible. Pasa a reparación y regresa cuando está lista, o se da de baja si no tiene arreglo. Los faltantes se descuentan de la existencia en el momento de conciliar, para que el siguiente evento no cuente con piezas que ya no están.
Errores comunes al cobrar
- Cobrar sin un precio de reposición pactado por escrito.
- Contar en la bodega, días después, cuando ya se mezclaron piezas de varios eventos.
- Devolver el depósito completo antes de conciliar.
- Dejar las piezas dañadas como disponibles y descubrirlo en el siguiente evento.
- Llevar los cargos en un chat: no queda registro de quién autorizó qué.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo cobrar por una silla que no regresa?
Lo que te cuesta reponerla, pactado por escrito antes del evento como precio de reposición. Ponlo en la cotización y en el contrato para que el cargo no sea una sorpresa para el cliente.
¿El depósito en garantía se devuelve completo?
Sólo si todo regresó bien. Primero se concilia: se cuentan faltantes y daños, se calcula el cargo y el depósito se aplica al saldo. Si sobra, se devuelve la diferencia.